【DX仕事術】在庫のムダ・欠品ゼロへ！ChatGPTと考える「最強の資材在庫管理表」設計術

はじめに

「あれ、あの部品の在庫、いくつあったっけ…？発注しなきゃ！」

「いつの間にか、使わない資材が倉庫の奥に山積みになっている…」

「欠品が怖くて多めに発注したら、今度は過剰在庫でキャッシュフローが…」

会社の規模や業種を問わず、この「在庫」に関する悩みは尽きることがありません。資材の欠品は生産やサービスの停止に直結し、過剰な在庫は運転資金を圧迫し、経営の重荷となります。多くの現場では、ExcelやGoogleスプレッドシートを使って在庫管理表を作成し、日々の入出庫を記録していることでしょう。

しかし、その管理表、本当に機能していますか？

「ただ記録するだけ」で、戦略的な発注や、経営判断に役立つ情報を引き出せていないケースがほとんどではないでしょうか。

もし、あなたの会社の事業内容や扱う資材の特性に完璧に最適化された、「考えるべき項目」がすべて網羅された在庫管理表の設計図を、AIが一緒に考えてくれるとしたら…？

この記事では、ChatGPTをあなたの会社の「在庫管理コンサルタント」として活用し、単なる記録簿ではない、未来の意思決定を支える「戦略的在庫管理表」を設計する方法を、具体的なプロンプト（指示文）を交えながら3ステップで徹底解説します。

なぜ、あなたの在庫管理表は「ただの記録」で終わるのか？

心を込めて作ったはずの在庫管理表が、いつの間にか「誰も更新しない」「情報が古くて信用できない」ファイルになってしまう。その背景には、いくつかの共通した原因があります。

項目が足りない、または多すぎる: 在庫数しか記録しておらず、誰がいつ発注すべきか分からない。逆に、細かすぎる項目が多くて入力が面倒になり、誰も続けられない。
属人化している: 特定の担当者しか入力ルールを知らず、その人が休むと誰も更新できない。
情報が分断されている: 資材情報、サプライヤー情報、発注履歴が別々のファイルに保存されており、全体像が見えない。
「守り」の管理で終わっている: 在庫を「記録」するだけで、そのデータを使って「次のアクション（発注、廃棄、棚卸し）」に繋げる仕組みがない。

結局のところ、多くの在庫管理表は、過去を記録する「バックミラー」にはなっても、未来を照らす「ヘッドライト」にはなっていないのです。この問題を解決するには、表を作る前に「何を、何のために管理するのか」という「設計思想」を固める必要があります。そして、その思考プロセスを最も強力にサポートしてくれるのが、ChatGPTなのです。

ChatGPTは、あなたの会社の「在庫管理コンサルタント」である

ChatGPTに在庫管理表の構成を相談すると、まるで経験豊富なコンサルタントのように、あなたに的確な質問を投げかけ、思考を整理してくれます。

網羅的な項目を洗い出す「アナリスト」:
在庫管理に必要な項目は、単に「品名」と「数量」だけではありません。「発注点」「リードタイム」「保管場所」「サプライヤー情報」など、戦略的な管理に必要な項目を、ChatGPTは体系的に、そして網羅的に洗い出してくれます。
管理レベルを提案する「ストラテジスト」:
「扱うのは生鮮食品ですか？それとも精密部品ですか？」「ロット管理や使用期限の管理は必要ですか？」ChatGPTはあなたのビジネスの特性をヒアリングし、どこまで細かく、何を重点的に管理すべきか、最適な管理レベルを一緒に考えてくれます。
継続させる「運用ルール設計士」:
優れたツールも、使われなければ意味がありません。ChatGPTは、「誰が、どのタイミングで、どの項目を入力するのか」といった運用ルールや、「在庫が発注点を下回ったらどうするのか」というアクションプランまで、管理表とセットで提案してくれます。

AIと対話することで、あなたは一人で悩むことなく、自社の実態に即した、継続可能で実用的な在庫管理の「仕組み」そのものを設計できるのです。

実践！3ステップでAIと作る「使える」在庫管理表

では、具体的な作成プロセスを3つのステップで見ていきましょう。

Step 1: 要件定義 - 管理したいモノと目的をAIに伝える

まず、ChatGPTに今回の目的と、あなたの会社の基本情報を伝えます。この最初のインプットが、AIの提案の質を大きく左右します。

【プロンプト例】

「あなたは、中小企業の在庫管理を専門とする経営コンサルタントです。これから、私と一緒に『資材在庫管理表』の構成を考えてください。

私たちの会社情報:
業種: 地方の旅館業
管理したい主な資材: 客室用アメニティ（歯ブラシ、シャンプー等）、リネン類（タオル、浴衣）、飲料（客室冷蔵庫用）
現在の課題:
アメニティの欠品が時々発生し、お客様に迷惑をかけてしまう。
リネン類の在庫数が正確に把握できず、過剰に発注してしまい、保管場所を圧迫している。
飲料の賞味期限管理ができていない。

これらの課題を解決できるような、実用的な在庫管理表の構成案を提案してほしいです。準備はいいですか？」

Step 2: AIと設計 - 管理項目をブレインストーミングする

次に、AIに質問を投げかけてもらいながら、管理すべき項目を網羅的に洗い出していきます。

【プロンプト例】

「承知しました。では、課題解決のために必要な管理項目を、カテゴリーに分けて一緒に洗い出していきましょう。まずは、すべての資材に共通する『基本情報』として、どのような項目が必要だと思いますか？私に質問してください。」

【AIとの対話例】

ChatGPT: 「承知いたしました。では『基本情報』について質問します。まず、各資材を正確に識別するために、独自の管理番号（商品コード）は必要ですか？ また、資材のカテゴリ（例：アメニティ、リネン、飲料）は管理しますか？」
あなた: 「はい、両方必要です。『管理番号』と『大分類』という項目を追加します。」
ChatGPT: 「良いですね。次に、発注点を管理するために、安全在庫数（これを下回ったら危険な数量）と、発注点を明確に設定しますか？ また、発注してから納品されるまでの平均的な日数（リードタイム）も管理項目に含めますか？」
あなた: 「ぜひお願いします。特にリードタイムはサプライヤーごとに違うから重要だ。『安全在庫数』『発注点』『リードタイム（日）』を追加します。」

このように対話を続けることで、「保管場所」「担当者」「サプライヤー情報」「発注ロット」など、自社に必要な項目が抜け漏れなく、かつ納得感を持って洗い出されていきます。

Step 3: AIと具体化 - Excel/スプレッドシートの表として出力する

項目が出揃ったら、それを実際の表（テーブル）の形にしてもらいます。

【プロンプト例】

「ありがとうございます。必要な項目が洗い出せました。今までの議論を元に、最終的な在庫管理表の構成を、ExcelやGoogleスプレッドシートでそのまま使えるテーブル形式で出力してください。

列の構成案:
`管理番号 | 品名 | 大分類 | 詳細分類 | 現在在庫数 | 単位 | 安全在庫数 | 発注点 | 保管場所 | 担当者 | 発注先サプライヤー | 発注リードタイム（日） | 備考`

また、この管理表をより使いやすくするために、『大分類』の列で使えるドロップダウンリストの候補（例：アメニティ、リネン、飲料、その他）も提案してください。」

この指示により、あなたは明日から使える在庫管理表のテンプレートを手に入れることができます。

【業界別】管理項目カスタマイズのヒント

基本の管理表ができたら、次はあなたの業界に合わせてカスタマイズしましょう。

《製造業編》

相談のポイント: 「私たちは精密部品を製造しています。製品のトレーサビリティを確保するために、『ロット番号』ごとの在庫管理が必要です。また、一部の接着剤には『使用期限』があります。これらの項目を管理するには、どのように表を工夫すれば良いですか？」とAIに相談する。
AIの提案例: 「ロット番号ごと、使用期限ごとに行を分けて管理する方法と、一つの品目に対してロット番号と使用期限を複数記録できるセルを設ける方法があります。前者のほうが厳密な管理が可能です。また、使用期限が近づいたらセルが赤くなるように、条件付き書式の設定を推奨します。」

《飲食店編》

相談のポイント: 「私たちはレストランです。特に野菜や肉などの生鮮食品の在庫管理が課題です。『賞味期限』または『消費期限』の管理と、先入れ先出しを徹底するための仕組みが必要です。どのような項目を追加すべきですか？」とAIに相談する。
AIの提案例: 「『入荷日』と『賞味/消費期限』の列を追加しましょう。在庫リストを『賞味/消費期限』が早い順に並べ替えるルールを徹底することで、先入れ先出しが容易になります。また、毎日の仕込み前に、このリストを確認することをオペレーションに組み込むことをお勧めします。」

在庫管理表を「会社の神経」にするための運用法

最後に、作成した管理表を形骸化させないための運用法も、AIに相談しましょう。

リアルタイム化: 「この在庫管理表を、Googleスプレッドシートを使って、複数の担当者がリアルタイムで更新できるようにしたい。運用上の注意点は？」
自動化のヒント: 「現在の在庫数が『発注点』を下回った場合に、担当者に自動で通知が飛ぶような仕組みは作れますか？」（→GASやAppScriptを使った自動化のヒントを得られる）
棚卸しのルール化: 「月に一度、実在庫と管理表のデータを照合する『棚卸し』を行いたい。効率的な棚卸しの手順と、その際のチェックリスト案を提案してほしい。」

おわりに

もはや、在庫管理は「ただ数える」だけの作業ではありません。それは、会社の血液である「モノ」と「カネ」の流れを最適化し、日々の経営判断を支える、極めて戦略的な活動です。

優れた在庫管理表は、その活動の「羅針盤」となります。どこに進むべきか、どこに危険があるのかを正確に示してくれます。

ChatGPTという強力な思考パートナーと共に、あなたも自社のための「羅針盤」を設計してみませんか。それは、単にExcelの表を一つ作ることではありません。属人化から脱却し、データに基づいた意思決定ができる、強くしなやかな組織作りの、確かな第一歩となるはずです。