会議にAIを「同席」させる。議事録作成はもう古い概念
冷房の音がわずかに揺れる会議室、ホワイトボードのマーカーが乾いていく匂い。誰かの言葉が重なり、ペンの先が追いつかない。その瞬間に、すでに一部の本質がこぼれ落ちているのだと気づきます。議事録を残すための会議から、意思決定を前に進める会議へ。AIを「同席」させるとは、記録を超えた伴走を得ることです。
現状の課題
「で、結局だれがいつまでにやるのか...」 「その話、前にも出たけれど結論はどこにあるのか...」 「議事録はあるけれど、次に動くための道筋が見えない...」 同じ嘆きが会議室を行き来します。書き起こしや要約の努力は尊いのに、決定・保留・依頼・課題・次回に再編されなければ行動は生まれません。記録が過去の断片に留まる限り、会議は消耗の場になります。
「同席」の定義
AIが同席するとは、音声・画面・資料の流れを受け取りながら、論点の抽出、論拠の整理、決定の文言化、アクションの割当て、リスクの指摘を並走で行う状態です。人が話すそばから、要点がカードのように机上へ並び、合意が重なるたびにカードが「決定」に移動していくイメージです。完成するのは議事録ではなく、動くための構造化された成果物です。
同席AIの基本フロー
① 冒頭に目的とアウトカムを明文化します。AIにはその文言を常時リファレンスとして保持させます。 ② 発言を「主張」「事実」「仮説」「決定案」に自動分類し、根拠や影響範囲のタグを付けます。 ③ 論点ごとにスレッド化し、重複を統合します。会話は自由に、構造は厳密に。 ④ 合意が成立した瞬間に決定文を確定し、担当・期限・評価指標を紐づけます。 ⑤ 未決事項は前提不足とともにリスト化し、次回までの調査項目として割り振ります。 ⑥ 終了時点で、要約ではなく実行計画が完成します。
発言の扱いとノート構造
発言をそのまま保存せず、意味で扱います。たとえば「来期の広告費は増やすべき」という発言は、根拠データと前提条件にリンクされ、「決定案→決定」「保留→検証タスク」へ分かれます。文章は短く、リンクは濃く。後から辿れること、そしてすぐ動けることが要です。
「数字の裏付けが弱い気がする...」というつぶやきはリスク指摘に変換され、必要データの名称まで自動提案されます。会議の熱量を、手触りのあるタスクと証拠に変換する。それが同席の価値です。
事例でイメージする
営業会議。新製品の価格が議題です。AIは過去の受注データから価格弾力性の推定を提示し、競合の直近の動きも要点で並べます。議論が行き過ぎれば「目的：粗利率の安定化」を画面上にピン留めし、話を戻します。終了時、価格A/Bテストの設計書と担当表が完成しています。
プロダクト会議。CSの声が散らばりがちです。AIは問い合わせを「不具合」「学習不足」「期待値ギャップ」に分類し、ボリュームと影響度で優先順位を再計算します。決まったのは改善テーマ3本とリリースノートの下書き。会議後に文章を書くのではなく、会議中に文章が仕上がるのです。
採用会議。評価観点が人によって揺れます。AIは職務要件と面接ログを照合し、観点の抜けや重複を指摘します。曖昧な表現は具体化され、最終判断に必要な差分だけが残ります。「今回はカルチャーフィットが弱い...」は、具体的行動例とともに記録されます。
実装ステップ
最初から完璧を狙わず、司会進行の補助から始めるのが現実的です。冒頭の目的固定、論点の並べ替え、決定文の確定だけでも効果は十分に現れます。次に、アクションの自動割当てと期限設定を導入します。最後に、会議体を横断した決定レジストリを構築し、重複や矛盾を検出できるようにします。道具は既存の会議ツールと連携し、記録はアクセス権限を明確に分離します。
失敗しないための勘所
同席AIは魔法ではありません。目的・観点・定義が曖昧なままでは、構造化も曖昧になります。司会役は「主張と事実の分離」「決定文の日本語の厳密さ」を丁寧に保ちます。感情は歓迎です。ただし、決定は短く、動詞で締める。セキュリティとプライバシーの運用は先に決め、録音や画面共有の扱いを明文化します。学習データに残さない選択も含め、組織の合意を作ります。
会議の温度を前に進める
人が交わした熱は、放っておけば冷めます。AIを同席させるという小さな工夫が、熱を形のある成果へと固めます。今日の会議が、明日の行動と自信に変わる。その瞬間の静けさを、きっとあなたは好きになります。議事録を超えて、意思決定を動かす。それが、これからの会議の標準です。
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